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改善會議紀錄方式，提升開會效率！
2023-08-21107次觀看文：新心資安科技股份有限公司 資安長 陳瑞麟
原文標題：怎麼從無用會議脫身？
在職場上無法避免各種大大小小的會議，不想白白浪費投入會議的時間，可以從會議紀錄的方式下手，讓會議的目的及結論更清楚，方便凝聚各方的意見及共識。
吳組長剛從會議室走出來，口中唸唸有詞：「又是組長會議，每一週開二次，大大小小的事情都做成決議追蹤，整天都在忙這些，組裡面的業務都不用做了。」
小陳看著吳組長，心中在想組長今天看起來心情不好，不要去招惹他。吳組長突然開口：「小陳，下一次組長會議，你跟著去做會議紀錄。」於是小陳只好準備筆記本和鉛筆、橡皮擦，幾天後跟著去參加組長會議。
在會議裡，處長、二位副處長、八位組長都坐在會議室裡。每位組長的口才都很好，小陳觀察到他們之間互相較勁，一方面爭取組裡面不要再增加工作，另一方面對於歷次會議的結論都能夠如數家珍，論述有據。二位副處長各主管四個組，二位都想升處長，誰也不服誰。但是雖然客觀上誰也不服誰，在會議裡卻感覺他們都需要處長的支持。
處長是從其他處調來的，只見他默默聽完要討論的議題，徵詢二位副處長的意見，然後做出決定。小陳不由的佩服會議裡面的這些長官，能夠有如此清醒的頭腦。
會後，處長約見小陳，跟小陳說想要架一個處網站放組長會議紀錄，並主動提出想將組長會議改為處務會議，一個月開一次，並問小陳有什麼意見。
小陳給處長的建議如下：
- 設置發言條：在會議裡，紀錄人員最常遇到的問題，就是不認識會議裡的所有人，也來不及記下發言內容。有了事先備妥的簡要發言條，主席在會議前可以先知道各位組長預計發言的概要，避免臨時發難。
- 當場產生記錄：一場會議裡面，主席的裁示是每個議題中最重要的部分，但是在處裡面，常常是會後要徵詢各個組組長，才能最後產生會議紀錄。如果能夠用電腦打字，各組長當場畫押，能夠節省會後徵詢、傳閱各組長的時間。
- 避免議而不決、決而不行：有些老大難問題，需要時間處理，但對於每位組長而言，在意的是解除追蹤。所以一方面要提升會議結論的可行性，另一方面應該要將決議切實執行。
於是處網站就開始風風火火的架設了，處務會議也取代了組長會議，降低了組長們開會的負擔，看到吳組長心情比較好，小陳的日子也好過一些。
